Spis treści
Współpraca z osobami, które wcześniej były zatrudnione w danej firmie na podstawie umowy o pracę, jest zjawiskiem powszechnym w polskiej praktyce gospodarczej. Były pracownik zna strukturę przedsiębiorstwa, jego procedury, specyfikę branży i kulturę organizacyjną – co czyni go atrakcyjnym kontrahentem dla byłego pracodawcy. Jednocześnie jednak zawarcie umowy o dzieło z byłym pracownikiem wiąże się z szeregiem istotnych zagadnień prawnych, podatkowych i ubezpieczeniowych, które wymagają starannej analizy. Niniejszy artykuł omawia najważniejsze aspekty tej formy współpracy – od kwestii ZUS, przez ryzyka prawne, po dobre praktyki kontraktowe.
Umowa o dzieło - przypomnienie podstawowych zasad
Zgodnie z art. 627 Kodeksu cywilnego, przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający – do zapłaty wynagrodzenia. Umowa o dzieło jest przede wszystkim umową rezultatu – liczy się osiągnięcie konkretnego, z góry określonego efektu, takiego jak napisanie tekstu, nagranie materiału video, wykonanie projektu graficznego czy stworzenie oprogramowania, a nie samo staranne działanie zmierzające do tego celu. Wynagrodzenie jest jej konstytutywnym elementem, strony nie pozostają w stosunku pracy i nie stosuje się do nich przepisów Kodeksu pracy. Co do zasady od wynagrodzenia z umowy o dzieło nie odprowadza się też składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, choć od tej reguły istnieją istotne wyjątki omówione w dalszej części artykułu.
Te cechy sprawiają, że umowa o dzieło jest atrakcyjna zarówno dla zleceniodawcy (niższe koszty niż zatrudnienie pracownicze), jak i dla przyjmującego zamówienie (brak potrąceń składkowych, większa elastyczność).
Umowa z byłym pracownikiem a składki ZUS
Ogólna reguła wyłączenia oskładkowania
Zasadą wynikającą z ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych jest, że umowa o dzieło nie rodzi obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe ani wypadkowe. W odróżnieniu od umowy zlecenia, która co do zasady stanowi tytuł do ubezpieczeń społecznych, umowa o dzieło pozostaje poza systemem ubezpieczeń – o ile spełnione są określone warunki.
Wyjątek dotyczący obecnego pracownika - art. 8 ust. 2a ustawy systemowej
Tu pojawia się pierwsza i najważniejsza różnica między umową o dzieło z osobą trzecią a umową z byłym pracownikiem. Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy systemowej za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.
Przepis ten dotyczy wyłącznie aktualnych pracowników – osób, które jednocześnie pracują u danego pracodawcy i wykonują dla niego umowę o dzieło.
Były pracownik - czy art. 8 ust. 2a ma zastosowanie?
W przypadku byłego pracownika – a więc osoby, która w momencie zawarcia umowy o dzieło nie pozostaje już w stosunku pracy z zamawiającym – art. 8 ust. 2a ustawy systemowej nie ma zastosowania. Oznacza to, że wynagrodzenie z umowy o dzieło zawartej z byłym pracownikiem nie podlega składkom ZUS, były pracownik nie jest traktowany jako pracownik w rozumieniu ustawy systemowej, a zamawiający nie ma obowiązku zgłaszania go do ubezpieczeń z tytułu tej umowy.
Jest to fundamentalna różnica w stosunku do sytuacji, gdy umowę o dzieło zawarto z osobą aktualnie zatrudnioną – wówczas całość wynagrodzenia wchodzi do podstawy wymiaru składek, co radykalnie zwiększa koszty pracodawcy.
Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS
Od 1 stycznia 2021 r. istnieje obowiązek rejestrowania każdej umowy o dzieło zawartej z osobą niebędącą własnym pracownikiem ani osobą prowadzącą działalność gospodarczą, w terminie 7 dni od jej zawarcia (art. 36 ust. 17 ustawy systemowej). Obowiązek ten dotyczy również umów zawartych z byłymi pracownikami – zamawiający musi zgłosić umowę za pomocą formularza RUD.
Niedopełnienie tego obowiązku nie powoduje co prawda oskładkowania umowy, lecz może skutkować sankcjami administracyjnymi. Zgłoszenie służy ZUS jako narzędzie kontroli i weryfikacji, czy umowy faktycznie mają charakter umów o dzieło, a nie ukrytych umów o świadczenie usług.
Ryzyko zakwestionowania umowy o dzieło przez ZUS
ZUS jako organ kontrolny
Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada uprawnienie do badania charakteru zawartych umów cywilnoprawnych. Jeżeli w toku kontroli ZUS uzna, że umowa nazwana „umową o dzieło” w rzeczywistości odpowiada cechom umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, dokona jej przekwalifikowania i naliczy zaległe składki wraz z odsetkami.
Przesłanki odróżnienia dzieła od zlecenia
ZUS i sądy oceniają umowę według jej rzeczywistej treści i sposobu wykonywania, a nie nadanej jej nazwy. Umowę o dzieło odróżnia od zlecenia przede wszystkim jej przedmiot – w przypadku dzieła musi to być konkretny, zindywidualizowany rezultat, który można odebrać i ocenić pod kątem zgodności z zamówieniem. Zlecenie natomiast polega na starannym działaniu, a jego przedmiotem jest sam proces – nie zaś efekt końcowy.
Z tym wiąże się kolejna różnica dotycząca odpowiedzialności: przyjmujący zamówienie odpowiada za osiągnięcie rezultatu, podczas gdy zleceniobiorca – wyłącznie za staranne działanie zmierzające do celu. Istotna jest też kwestia powtarzalności i ciągłości: umowa o dzieło co do zasady ma charakter jednorazowy i odnosi się do konkretnego, oznaczonego dzieła, podczas gdy zlecenie może być zawierane jako stosunek ciągły lub cykliczny. Wreszcie przy umowie o dzieło brak jest bieżącego nadzoru zlecającego nad sposobem wykonania – kontroli podlega jedynie efekt końcowy, nie zaś przebieg pracy.
Umowy szczególnie narażone na zakwestionowanie
W praktyce ZUS najczęściej kwestionuje umowy o dzieło zawarte z byłymi pracownikami, gdy przedmiotem umowy są czynności tożsame lub zbliżone do tych, które były pracownik wykonywał w ramach stosunku pracy, gdy umowy są zawierane cyklicznie, co sugeruje trwały stosunek zleceniowy, gdy brak jest indywidualnie oznaczonego i weryfikowalnego rezultatu – jak w przypadku umów na „doradztwo”, „konsultacje” lub „wsparcie” bez określonego produktu końcowego – a także gdy wynagrodzenie ustalono w sposób czasowy (per godzina lub per miesiąc), a nie za wykonanie konkretnego dzieła.
Konsekwencje zakwestionowania umowy
Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę o świadczenie usług przez ZUS skutkuje obowiązkiem zapłaty zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za cały okres obowiązywania umowy, a także odsetkami za zwłokę naliczanymi według aktualnej stawki określanej na podstawie Ordynacji podatkowej (stawka ta podlega zmianom i należy każdorazowo weryfikować jej bieżącą wysokość). Ponadto zamawiający może zostać obciążony dodatkową opłatą prolongacyjną, a przekwalifikowanie pociąga za sobą również konsekwencje podatkowe – konieczność korekty PIT-11 i złożonych deklaracji podatkowych.
Aspekty podatkowe umowy o dzieło z byłym pracownikiem
Koszty uzyskania przychodu
Wynagrodzenie z umowy o dzieło kwalifikuje się jako przychód z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Były pracownik może skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu w wysokości 50% (art. 22 ust. 9 pkt 3 u.p.d.o.f.), jeżeli umowa o dzieło dotyczy przeniesienia praw autorskich lub korzystania z nich.
Zastosowanie 50% kosztów wymaga łącznego spełnienia kilku warunków: dzieło musi stanowić utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, umowa powinna wyraźnie przewidywać przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji, a wynagrodzenie honoraryjne musi być wyodrębnione od ewentualnych innych świadczeń. Od 2018 r. istnieje roczny limit stosowania 50% kosztów – wynosi on 120 000 zł łącznie ze wszystkich źródeł przychodów, do których koszty te mają zastosowanie.
Jeżeli dzieło nie ma charakteru twórczego, koszty uzyskania przychodu wynoszą standardowe 20% podstawy obliczenia podatku.
Obowiązki płatnika - zamawiający jako płatnik zaliczek
Zamawiający będący przedsiębiorcą lub innym podmiotem zobowiązanym do poboru podatku pełni rolę płatnika zaliczek na podatek dochodowy. Pobiera zaliczkę na PIT od każdej wypłaty wynagrodzenia według stawki 12% lub 32% w zależności od progu podatkowego, odprowadza ją do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty, a do końca lutego roku następnego wystawia byłemu pracownikowi formularz PIT-11. Zamawiający składa również zbiorczą deklarację PIT-4R.
Kwestia VAT
Jeżeli były pracownik prowadzi działalność gospodarczą i jest podatnikiem VAT, wynagrodzenie z umowy o dzieło może podlegać opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. W takim przypadku zamawiający otrzymuje fakturę VAT i może odliczyć podatek naliczony. Jeśli były pracownik nie prowadzi działalności i nie jest podatnikiem VAT, wystawia rachunek bez VAT, a wynagrodzenie rozlicza się wyłącznie na gruncie podatku dochodowego.
Ryzyko pozorności i ukrytego stosunku pracy
Kiedy umowa o dzieło może być zakwestionowana jako stosunek pracy?
Zgodnie z art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy zatrudnienie na warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy jest stosunkiem pracy, bez względu na nazwę zawartej umowy. Sąd pracy może uznać umowę o dzieło zawartą z byłym pracownikiem za ukryty stosunek pracy, jeżeli wykazuje ona cechy właściwe zatrudnieniu pracowniczemu: osobiste wykonywanie pracy, podporządkowanie kierownictwu zamawiającego co do miejsca, czasu i sposobu wykonania, ciągłość świadczenia przejawiającą się w regularnych i powtarzających się czynnościach, integrację z organizacją zamawiającego przejawiającą się w korzystaniu z jego narzędzi, pomieszczeń i infrastruktury, a także wynagrodzenie wypłacane periodycznie, niezależnie od konkretnego rezultatu.
Skutki ustalenia stosunku pracy
Jeżeli sąd lub Państwowa Inspekcja Pracy ustali istnienie stosunku pracy, były pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty zaległych świadczeń pracowniczych, w tym wynagrodzenia za nadgodziny, ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy i ewentualnych odpraw, do odprowadzenia zaległych składek ZUS za cały okres trwania umowy oraz do zapłaty zaległego podatku dochodowego. Konieczne będzie również zachowanie przepisów o ochronie stosunku pracy przy jego rozwiązaniu, co może oznaczać roszczenia odszkodowawcze lub o przywrócenie do pracy.
Praktyczna wskazówka - jak minimalizować ryzyko
Kluczowe znaczenie ma precyzyjne zdefiniowanie przedmiotu umowy. Zamiast ogólnikowego „doradztwa w zakresie marketingu” należy wskazać konkretny, mierzalny rezultat – przykładowo: opracowanie raportu rynkowego dla segmentu X zawierającego analizę SWOT, dane dotyczące udziałów rynkowych i rekomendacje strategiczne na rok 2025, w formie dokumentu PDF o objętości nie mniejszej niż 30 stron. Taki opis dzieła jest znacznie trudniejszy do podważenia przez organy kontrolne.
Zakaz konkurencji a umowa o dzieło z byłym pracownikiem
Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia
Jeżeli pracodawca i pracownik zawarli umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, były pracownik przez określony czas nie może prowadzić działalności konkurencyjnej ani świadczyć pracy na rzecz podmiotów konkurencyjnych – pod rygorem obowiązku zapłaty odszkodowania.
Umowa o dzieło z byłym pracodawcą co do zasady nie narusza zakazu konkurencji – były pracownik nie działa na rzecz konkurenta, lecz właśnie na rzecz byłego pracodawcy. Należy jednak zachować ostrożność, gdy były pracownik jest jednocześnie związany zakazem konkurencji z innym podmiotem, na przykład z nowym pracodawcą.
Tajemnica przedsiębiorstwa
Niezależnie od formalnego zakazu konkurencji, były pracownik jest zobowiązany do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Umowa o dzieło powinna zawierać klauzulę poufności, szczególnie gdy jej przedmiotem są prace dotyczące wrażliwych obszarów działalności firmy.
Prawa autorskie w umowie o dzieło z byłym pracownikiem
Kto jest właścicielem praw do dzieła?
W przypadku stosunku pracy art. 12 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przewiduje, że pracodawca z mocy prawa nabywa prawa majątkowe do utworów stworzonych przez pracownika w zakresie wynikającym z celu umowy o pracę. Reguła ta nie ma zastosowania do umów cywilnoprawnych.
Oznacza to, że były pracownik wykonujący dzieło na podstawie umowy o dzieło zachowuje majątkowe prawa autorskie do stworzonego utworu – chyba że umowa wyraźnie przewiduje ich przeniesienie na zamawiającego.
Konieczność przeniesienia praw autorskich
Aby zamawiający mógł korzystać z dzieła w pełnym zakresie – reprodukować je, modyfikować, publicznie udostępniać i wykorzystywać komercyjnie – umowa powinna zawierać szczegółowe postanowienia dotyczące przeniesienia majątkowych praw autorskich ze wskazaniem pól eksploatacji zgodnie z art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, ewentualnie udzielenia licencji wyłącznej lub niewyłącznej, a także zobowiązania do przeniesienia praw do opracowań i modyfikacji dzieła. Odrębną kwestią jest zrzeczenie się autorskich praw osobistych, w tym prawa do oznaczenia autorstwa i prawa do nienaruszalności integralności dzieła – skuteczność takich postanowień bywa w praktyce kontrowersyjna i wymaga indywidualnej oceny.
Umowa o dzieło z byłym pracownikiem a prawo pracy
Ochrona przed zwolnieniem a zmiana formy współpracy
W praktyce zdarza się, że pracodawcy kończą stosunek pracy z pracownikami, proponując im dalszą współpracę na podstawie umowy o dzieło – często w celu obniżenia kosztów zatrudnienia lub obejścia przepisów ochronnych prawa pracy. Takie działanie może zostać uznane przez sąd za obejście prawa w rozumieniu art. 58 § 1 k.c. w zw. z art. 300 k.p.
Jeżeli rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło wyłącznie w celu zawarcia umowy o dzieło na tych samych lub podobnych warunkach, pracownik może dochodzić przywrócenia do pracy lub odszkodowania z tytułu nieuzasadnionego lub wadliwego wypowiedzenia, żądać ustalenia istnienia stosunku pracy przed sądem pracy w trybie art. 189 k.p.c., a także zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy o możliwym naruszeniu przepisów o zatrudnieniu.
Urlop, odprawy, staż pracy
Umowa o dzieło nie wlicza się do stażu pracy, nie uprawnia do urlopu wypoczynkowego ani do odprawy pracowniczej. Były pracownik powinien być tego świadomy – szczególnie gdy planuje długotrwałą współpracę w tej formie.
Dobre praktyki przy zawieraniu umowy o dzieło z byłym pracownikiem
Zamawiający (były pracodawca) powinien przede wszystkim precyzyjnie opisać przedmiot dzieła – wskazując konkretny, mierzalny i weryfikowalny rezultat, unikając ogólnych opisów przypominających zakres obowiązków pracowniczych. Wynagrodzenie należy ustalić za rezultat, nie za czas pracy, rezygnując ze stawek godzinowych lub miesięcznych, które upodabniają umowę do zlecenia. Zamawiający nie powinien sprawować bieżącego nadzoru nad sposobem wykonania dzieła – kontroli podlega wyłącznie efekt końcowy. Konieczne jest zgłoszenie umowy do ZUS w ciągu 7 dni od jej zawarcia na formularzu RUD. Umowa powinna zawierać postanowienia o przeniesieniu praw autorskich oraz klauzulę poufności chroniącą tajemnicę przedsiębiorstwa. Należy bezwzględnie unikać zawierania umów o dzieło jako substytutu stosunku pracy.
Przyjmujący zamówienie (były pracownik) powinien zadbać o pisemną formę umowy z dokładnym opisem dzieła i terminem jego wykonania, a przed podpisaniem sprawdzić, czy umowa nie koliduje z obowiązującym go zakazem konkurencji lub klauzulą poufności. Jeśli umowa przewiduje przeniesienie praw autorskich, były pracownik powinien zadbać o adekwatne wynagrodzenie z tego tytułu. Warto też mieć świadomość, że wykonywanie umowy o dzieło nie daje żadnych praw pracowniczych – brak tu urlopu, ochrony przed rozwiązaniem umowy ani prawa do odprawy. Przy regularnej i długofalowej współpracy z byłym pracodawcą warto rozważyć założenie jednoosobowej działalności gospodarczej.
Przykłady praktyczne
Przykład 1: Grafik – przejście z etatu na umowę o dzieło
Marcin pracował jako grafik w agencji reklamowej. Po rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem stron agencja zaproponowała mu umowę o dzieło na zaprojektowanie kampanii wizualnej dla konkretnego klienta. Umowa precyzyjnie opisuje dzieło: projekt logotypu, pięć wariantów materiałów reklamowych w formatach cyfrowych oraz kompletna identyfikacja wizualna. Wynagrodzenie ustalono jako ryczałt za całość. Umowa zawiera przeniesienie praw autorskich na wskazanych polach eksploatacji. ZUS nie ma podstaw do kwestionowania tak skonstruowanej umowy.
Przykład 2: Konsultant – ryzykowna umowa
Beata była dyrektorem HR w dużej spółce. Po odejściu z pracy zawarła z byłym pracodawcą umowę o dzieło na „doradztwo w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi” z wynagrodzeniem miesięcznym płatnym do końca każdego miesiąca. Umowa nie opisuje żadnego konkretnego dzieła ani oczekiwanego rezultatu. ZUS może zakwestionować taką umowę i przekwalifikować ją na umowę o świadczenie usług, naliczając zaległe składki wraz z odsetkami.
Przykład 3: Programista – umowa autorska
Tomasz, były programista startupu technologicznego, zawarł z byłym pracodawcą umowę o dzieło na stworzenie modułu do aplikacji mobilnej. Umowa precyzuje zakres funkcjonalności, termin dostarczenia kodu źródłowego i przewiduje przeniesienie autorskich praw majątkowych na wszystkich polach eksploatacji. Tomasz rozlicza się z zastosowaniem 50% kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 3 u.p.d.o.f. Umowa jest prawidłowo skonstruowana.
Podsumowanie
Umowa o dzieło z byłym pracownikiem jest w pełni dopuszczalną i korzystną formą współpracy, jednak wymaga starannego przygotowania.
Były pracownik – w odróżnieniu od aktualnego – nie jest objęty rozszerzoną definicją pracownika z art. 8 ust. 2a ustawy systemowej, co oznacza brak oskładkowania wynagrodzenia z takiej umowy. Każda tego rodzaju umowa musi być jednak zgłoszona do ZUS w ciągu 7 dni od jej zawarcia. Aby umowa była prawnie bezpieczna, musi dotyczyć konkretnego, zindywidualizowanego i weryfikowalnego rezultatu – inaczej naraża się na zakwestionowanie przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy. Przy dziełach twórczych konieczne jest wyraźne uregulowanie kwestii praw autorskich, ponieważ inaczej niż przy stosunku pracy prawo nie przenosi ich automatycznie na zamawiającego. Wreszcie umowa nie może być jedynie narzędziem obejścia przepisów prawa pracy – w takim przypadku sąd lub inspekcja pracy może ustalić istnienie stosunku pracy ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Przy zachowaniu powyższych zasad umowa o dzieło z byłym pracownikiem może być efektywnym, elastycznym i opłacalnym rozwiązaniem dla obu stron.