Spis treści
Jak przygotować firmę do kontroli skarbowej?
Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy czy branży, musi być przygotowany na możliwość kontroli skarbowej. Choć sama myśl o niej może być stresująca, to zapewniamy, że odpowiednie przygotowanie może znacznie ułatwić ten proces. Jak w takim razie DOBRZE przygotować się do kontroli skarbowej, aby zaoszczędzić sobie, a przynajmniej zminimalizować stres? O tym poniżej.
Organizacja dokumentacji księgowej
Podczas kontroli skarbowej bardzo ważne (jak nie najważniejsze) jest posiadanie dokładnej i starannie prowadzonej dokumentacji księgowej. Obejmuje ona księgi rachunkowe, dzienniki, rejestry VAT oraz różnego rodzaju ewidencje podatkowe. Dokumenty te muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości oraz aktualnymi standardami. Ważne jest, aby zapisy księgowe były zgodne ze stanem faktycznym.
Faktury VAT
Zarówno te dotyczące sprzedaży, jak i zakupów. Wszystkie faktury powinny być wystawione prawidłowo, zawierać wymagane informacje zgodnie z przepisami i być poprawnie zaksięgowane. Przed rozpoczęciem kontroli warto sprawdzić, czy wszystkie faktury związane z transakcjami przeprowadzonymi w kontrolowanym okresie są kompletne i dostępne.
Dokumentacja pracownicza
Dokumenty dotyczące zatrudnienia, takie jak listy płac, umowy o pracę, umowy cywilnoprawne oraz dokumenty dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, są niezwykle istotne. Ważne jest, aby te dokumenty były zgodne z przepisami prawa pracy i podatkowego oraz odpowiadały rzeczywistym warunkom zatrudnienia. Należy upewnić się, że posiadamy wszystkie wymagane deklaracje podatkowe pracowników, takie jak PIT-11 i PIT-4R.
Umowy handlowe i zlecenia
Wszystkie umowy z kontrahentami, które dokumentują zawarte transakcje, powinny być starannie przechowywane i łatwo dostępne. Dotyczy to zarówno umów handlowych, zleceń, kontraktów, jak i dokumentów potwierdzających realizację usług lub dostaw. Ważne jest, aby te dokumenty były uporządkowane i kompletne.
Korespondencja z kontrahentami
Przygotowanie i przechowywanie korespondencji z kontrahentami jest również bardzo ważne. Dlaczego? Na przykład dla wyjaśniania wszelkich ewentualnych wątpliwości dotyczących przeprowadzonych transakcji. E-maile, listy oraz inne formy komunikacji mogą stanowić cenny dowód w przypadku sporów czy niejasności.
Umowa z biurem rachunkowym
Jeżeli firma korzysta z usług biura rachunkowego, należy mieć przygotowaną umowę z biurem oraz wszelką dokumentację potwierdzającą prowadzenie księgowości przez zewnętrznego księgowego. Te dokumenty mogą być również przedmiotem kontroli, dlatego ważne jest, aby były przechowywane starannie i w sposób umożliwiający ich łatwe odnalezienie.
Podsumowanie
Kontrola skarbowa nie musi być źródłem niepotrzebnego stresu dla przedsiębiorcy, jeśli firma jest odpowiednio przygotowana. Kluczem do sukcesu jest dokładność, przejrzystość oraz systematyczność w prowadzeniu dokumentacji. Posiadanie kompletnych i zgodnych z przepisami dokumentów, takich jak księgi rachunkowe, rejestry VAT, faktury, dokumentacja pracownicza oraz umowy z kontrahentami i biurem rachunkowym, to podstawa, która może znacząco (oczywiście pozytywnie) wpłynąć na przebieg kontroli skarbowej.
