Spis treści
Planowanie postępowań o udzielenie zamówień to nie tylko kwestia wewnętrznej organizacji jednostek sektora publicznego, ale również obowiązek wynikający wprost z przepisów prawa. W praktyce jego brak może prowadzić do istotnych konsekwencji formalnych, zwłaszcza w kontekście kontroli wydatkowania środków publicznych. Warto więc wiedzieć, kto i kiedy musi przygotować taki dokument, co powinien on zawierać oraz jakie znaczenie ma jego terminowa aktualizacja i publikacja.
Czym jest plan zamówień publicznych?
Plan zamówień publicznych (formalnie nazywany planem postępowań o udzielenie zamówień publicznych) to dokument opracowywany przez zamawiającego publicznego, który zawiera zestawienie wszystkich planowanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dany rok budżetowy. Dokument ten pełni funkcję harmonogramu działań zakupowych, zwiększa przejrzystość wydatkowania środków publicznych i umożliwia wykonawcom wcześniejsze przygotowanie się do planowanych przetargów.
Co zawiera plan zamówień publicznych?
Zgodnie z przepisami, plan powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
- Przedmiot zamówienia (np. dostawa sprzętu komputerowego, remont budynku),
- Rodzaj zamówienia (dostawy, usługi lub roboty budowlane),
- Przewidywany tryb lub procedurę udzielenia zamówienia (np. przetarg nieograniczony, negocjacje, zapytanie ofertowe),
- Orientacyjną wartość zamówienia (w zł netto),
- Szacowany termin wszczęcia postępowania (np. I kwartał 2025 r.).
Chociaż ustawa wskazuje katalog minimalny, zamawiający mogą – i często powinni – dodać także inne informacje, takie jak przewidywane warunki udziału w postępowaniu czy zamiar przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych.
Gdzie publikowany jest plan?
Plan postępowań należy zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego (jeśli taką posiada).
Wzór planu określony jest w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. W praktyce plan przybiera formę tabeli, w której każda planowana procedura opisana jest w osobnym wierszu.
Czy plan zamówień publicznych jest obowiązkowy?
Tak – obowiązek sporządzenia planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych wynika z art. 23 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r. Dotyczy on:
- jednostek sektora finansów publicznych (np. urzędów, szkół, szpitali, uczelni publicznych),
- innych państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej,
- związków tych jednostek.
Zamawiający mają obowiązek sporządzić plan nie później niż w terminie 30 dni od przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ. Plan musi być również niezwłocznie aktualizowany w razie zmian.
Aktualizacja planu zamówień publicznych – kiedy i jak?
Zamawiający ma obowiązek niezwłocznie zaktualizować plan zamówień publicznych w przypadku jakiejkolwiek istotnej zmiany, np.:
- dodania nowego zamówienia, które wcześniej nie było planowane,
- zmiany wartości lub przedmiotu zamówienia,
- zmiany planowanego trybu udzielenia zamówienia,
- przesunięcia terminu wszczęcia postępowania,
- rezygnacji z planowanego postępowania.
Aktualizacja planu musi zostać opublikowana w tych samych miejscach co wersja pierwotna – w BZP oraz na stronie internetowej jednostki. Przepisy nie przewidują sztywnej częstotliwości aktualizacji – ważne jest, by plan był zawsze aktualny i zgodny ze stanem faktycznym przed wszczęciem każdego postępowania.
Znaczenie praktyczne planu zamówień publicznych
Plan zamówień publicznych przynosi korzyści zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom. Dla instytucji publicznych stanowi narzędzie wspierające zarządzanie budżetem i harmonogramem zakupów, pomaga dostrzec potrzebę łączenia lub rozdzielania postępowań, a także ułatwia realizację obowiązków w zakresie planowania oraz kontroli wydatków publicznych. Z kolei dla wykonawców plan ten jest źródłem informacji o planowanych zamówieniach, co pozwala wcześniej przygotować dokumentację ofertową i odpowiednio zaplanować działania przetargowe oraz alokację zasobów w firmie.
Skorzystaj z naszego doradztwa
Jeśli Twoja instytucja publiczna potrzebuje wsparcia przy tworzeniu planu zamówień lub ocenie zgodności działań z przepisami PZP – zapraszamy do kontaktu z kancelarią. Pomagamy zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom w skutecznym poruszaniu się po procedurach zamówień publicznych.